Excel在企业设备管理中的应用

今日推荐 2018-08-17 10:56:48
  设备对企业而言,是企业固定资产的重要组成部分,是现代企业进行生产活动的物质技术基础,也是企业生产力发展水平与企业现代化程度的主要标志。设备是企业完成生产任务的基本要素。衡量企业生产经营管理的重要标志是企业的生产能否达到高产、优质和低耗。加强设备管理,保证企业设备安全、高效运行,能够为企业建立正常的生产秩序、保证生产均衡开展创造有利条件,有利于企业取得良好的经济效益。因此,设备的统计管理工作就显得尤为重要。就企业设备而言,不仅要对主要设备的技术档案进行统计,还要对设备图纸、设备维护、设备保养进行统计管理。功能强大的电子表格软件Excel为高效率、智能化管理、统计以及分析资源建设过程中的大量数据提供了便利。本文河南神马氯碱化工股份有限公司为例,就Excel在企业设备管理、统计工作中的应用作一介绍。 
  1 主要设备技术档案的统计管理 
  1.1技术档案数据统计 
  设备的技术档案主要包括设备名称、规格型号、性能、出厂日期、产品编号、设备投产日期、制造单位、安装地点、原始价格、附属设备的名称与规格。用Excel生成一个数据库,实际就是Excel生成了另外一种形式的表格文件。先在Excel中新建一个工作簿(Work-book)文件,该工作簿含许多工作表(Work-sheet),工作表的表头首行作为标题行(列标题),在标题行的各个单元格中输入设备信息的各要素作为标题,如“设备名称”、“设备型号”、“资产编号”、“购置时间”、“购置价格”、“生产厂家”等。然后在各个标题所对应的列中各个单元格中像填表一样输入所有设备的相关信息,取一个文件名把这个工作簿保存下来就形成了一个基本的设备管理信息库。所以建库的工作就如填表一样简单。为了录入和查阅的方便可以将显示窗口拆分为多窗口显示,特别是把标题行和设备名称(或资产号等等)列固定下来就非常方便录入及查阅操作,这些在Excel中非常容易实现。 
  1.2技术档案数据的汇总排序 
  Excel的“分类汇总”是把同类数据放在一起,进行求和、求平均值、计数等运算。进行“分类汇总”操作前,首先要对数据清单按汇总的字段进行排序。 
  1.2.1在工作表中选定要排序的工作区域,单击菜单栏中“排序”按钮,将数据清单按供应商排序,使得相同的供应商排在一起; 
  1.2.2单击“数据”菜单中“分类汇总”命令,出现一个对话框,选择以“供应商”为分类字段,并根据统计目的对话框内的其它内容和项目进行勾选,勾选完成后,单击“确定”按钮; 
  1.2.3分类汇总工作完成后,数据表的左边会出现分级显示区,单击分级显示区中的“+”号和“-”号,可扩展或收缩数据明细记录。
  1.3技术档案数据分析 
  利用Excel对设备档案数据进行记录、汇总,不仅是为了方便信息化的管理,更是需要形成各式各样的报表呈报上级主管部门。但包括设备规格型号、出厂日期、价格等一系列信息的工作表数据往往纷繁复杂,全数字化的报表也不便于比较研究,而图形化的报表,则可以使枯燥的数据变得直观、生动,也便于分析和比较。 
  1.4设备技术档案数据的修改管理 
  在设备信息的管理过程中不可避免地需要修改各种记录数据,当这些数据不需要与以前的数据有区别时,可以直接增加和删除数据。但当新的数据需要与以前的数据有区别时,以前的办法是保存较早的数据单独作为一个文件保留。而在Excel中完全可以直接在原来的数据单元中进行修订,不需要对以前的数据进行备份就可以同时保留现在和以前的数据信息。这些修订内容可以显示出来也可以隐藏。许多重要的备注信息可以直接在相应的单元格中进行批注,显示批注提示符号,需要查看时即可打开查阅。
  1.5设备技术档案数据的查找管理 
  Excel所提供的数据分类及筛选方式有很多。在“数据”菜单中提供了多种数据筛选方式,可以自动或者设定条件筛选,当选择了数据筛选功能后,在各标题栏中就会出现一个下拉式按钮,点击这个按钮,该栏所登录的所有类别的信息都会显示出来方便查找和统计计算。 
  在对输入的数据设置显示格式时,可将数据记录按照汇总项、明细项、说明项等层次或级别关系进行分组得到有层次感的显示和报告,可以按照计算关系自动设置,也可以按照层次关系手动设置。 
  2 设备图纸的分类汇总 
  我们在工作中尝试了用Excel管理设备图纸项目档案。 
  基于Excel的机械设计项目档案管理,摆脱了传统的手工制卡、做帐的档案管理模式,减少了工作量,提高了实际工作效率,便于统计,提高检索速度,效果好、途径多。基于Ex-cel的机械设计项目档案管理,超链接在图纸管理中的使用就体现出了重要作用。将设备编号与对应的设备图纸设置为超链接这样可以方便、快捷的查询到图纸,做到一键到位。 
  系统的、连贯的、准确的档案统计工作,可以对档案工作做出正确的评价和进行定性、定量分析。因此,统计是对档案进行科学管理的重要手段,Excel无疑是档案统计的有效工具。Excel的多种排列顺序的功能和数据自动计算功能为档案的统计带来极大的便利。只要启动这些功能,各档的“家底”一目了然,便于档案人员及时了解工作状态,做到心中有数,发现问题及时解决。也可方便地进行档案的收进、移出、销毁和实存等。
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